Le passage au digital dans le secteur du bâtiment connaît un succès grandissant. Les dirigeants de TPE et PME, artisans et chefs de chantier y ont recours pour simplifier le travail numérique et la relation client. Les logiciels intuitifs font gagner du temps et de la performance. De la gestion commerciale au suivi de la comptabilité, ils viennent remplacer les outils obsolètes pour mieux piloter le travail et éviter les impayés. Cependant, cette transition doit se faire de manière structurée. Voilà pourquoi il est important de définir les besoins réels de l'entreprise. Quelles sont les étapes pour sa mise en place ? Comment en tirer profit ?
Pourquoi la digitalisation devient incontournable dans le BTP
Avec les bons de commande, les modèles de factures et les différents documents, il n'est pas toujours évident de gérer efficacement les projets dans les TPE et PME du bâtiment. Recourir aux outils digitaux améliore l'organisation et la visibilité sur les différents projets tout en évitant les erreurs, et ce choix simplifie la comptabilité tout en menant la firme vers une meilleure productivité. L'investissement dans un logiciel performant se rentabilise en quelques mois, pour découvrir un exemple concret de modèle de facture numérique, vous pouvez en lire plus ici.
Pressions du marché, chantiers complexes et attentes clients
De nombreuses raisons poussent les entreprises du bâtiment vers le numérique, car elles doivent :
- respecter des délais bien précis
- être en mesure de proposer une traçabilité aux clients
- optimiser l'organisation interne
- gérer les risques d'impayés
- proposer une relation client de qualité
Il est donc essentiel de fluidifier la gestion de chaque chantier et de la facturation. Renforcer la collaboration entre les équipes est également de mise pour assurer la qualité du travail. La digitalisation reste alors la solution par excellence pour répondre à ces besoins. Il s'agit d'une évolution inévitable pour faire face à ces enjeux économiques et humains. La crise Covid-19 en 2020 a renforcé la nécessité d'adopter les outils numériques. Plus de 72 % des entreprises du secteur se sont déclarées prêtes à se lancer dans la transition après la pandémie.
Quels sont les freins à surmonter pour se lancer ?
Même si de nombreuses firmes commencent à adopter la solution numérique, d'autres se retiennent encore par appréhension ou par manque de temps. La peur du changement et de l'évolution vers des outils innovants ralentit considérablement la transition. Automatiser les tâches commerciales et comptables permet pourtant de gagner du temps précieux et d'avoir une vision claire sur la trésorerie.
Manque de temps, outils perçus comme complexes, investissement initial
La peur du changement est le principal frein qui empêche les dirigeants de se lancer. Ces derniers sont attachés aux outils qu'ils utilisent déjà tels qu'Excel. Ils hésitent à délaisser leurs repères et craignent l'absence de formation. Le coût de la transition fait également partie des raisons qui ralentissent la transformation digitale dans le secteur du BTP. Or, le prix d'un logiciel de facture performant n'est pas forcément élevé, et l'entreprise peut l'amortir rapidement. L'abonnement par mois débute souvent à 20 €. Avec les risques d'impayés réduits grâce à la relance automatisée, la trésorerie se verra améliorée. Ces obstacles sont généralement surestimés, néanmoins un accompagnement adapté permet la mise en place progressive de la transition.
Par où commencer pour digitaliser son entreprise efficacement ?
La définition des besoins précis de la firme est une étape déterminante par laquelle le dirigeant ou l'auto-entrepreneur doit passer. Il se chargera ensuite d'intégrer les solutions digitales petit à petit, en commençant par automatiser factures et devis, suivi d'un tableau de bord pour simplifier le suivi des acomptes et des bons de commande. Les outils digitaux, disponibles à moins de 30 € par mois, fluidifient petit à petit l'activité.
Méthodologie simple et outils adaptés à chaque profil
L'analyse précise des besoins conduit vers les solutions les plus adaptées. Il est donc essentiel de fixer ses priorités en se posant les bonnes questions. Le logiciel sera-t-il destiné à la facturation, à la gestion des remises ou à la planification des chantiers ? Il est conseillé d'intégrer les outils numériques de manière progressive pour faciliter la transition et éviter le changement brusque. Pour cela, il n'y a rien de tel que de choisir des solutions accessibles pour démarrer. Il est par exemple possible d'automatiser la relance pour éviter les impayées fréquentes.
Quelles solutions numériques pour les petites et moyennes structures ?
TPE et PME peuvent trouver des outils digitaux adaptés à leur taille et à leurs besoins pour améliorer la gestion des chantiers et optimiser la trésorerie. Que ce soit sur site ou non, les équipes internes ont la possibilité d'échanger efficacement grâce à des solutions intuitives et faciles à utiliser. L'investissement de départ ne sera pas un frein étant donné que l'offre sur le marché est très variée, et peut satisfaire tous les besoins.
Des outils flexibles selon la taille et les objectifs
La digitalisation n'est pas uniquement réservée aux grandes entreprises. Il suffit de choisir les outils adaptés pour le démarrage, en les adaptant à la taille de la firme. Des applications mobiles permettent de suivre les chantiers efficacement et en toute simplicité. Les tableaux de bord mettent en avant plusieurs informations sur les devis et factures. Grâce à la gestion électronique des documents (GED), il est également possible de réduire le papier et d'accélérer les relances. Ces solutions promettent un gain de productivité et garantissent une capacité d'évolution dans le temps.
FAQ : ce que les entreprises du bâtiment veulent savoir avant de digitaliser
Une bonne préparation avant de digitaliser conduit l'entreprise vers le succès. Les réponses aux questions qui suivent permettent alors de se lancer efficacement, sans risques.
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Faut-il une formation spécifique pour utiliser des outils numériques ?
Aucune formation n'est requise pour les maîtriser. Ils ont été pensés pour être manipulés sans difficulté. Elles ne demandent aucune compétence technique. Elles sont proposées avec un accompagnement progressif.
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Est-ce que la digitalisation concerne aussi les petites structures ?
Oui, les artisans peuvent y recourir, tout comme les microentreprises et les TPE. De simples solutions abordables peuvent répondre à leurs besoins.
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Combien coûte une digitalisation de base ?
Il est possible de trouver des outils proposés gratuitement. Pour les versions payantes, l'abonnement mensuel reste abordable. L'investissement est très vite amorti. Le gain de temps non négligeable et les erreurs réduites sont des « plus » à considérer. La durée de recherche de document est réduite de 30 %.
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Peut-on digitaliser uniquement une partie de l'activité ?
Oui. Il est même conseillé de débuter avec une partie de l'activité comme les devis et factures ou l'agenda. L'entreprise pourra ensuite élargir à d'autres usages pour une transition progressive réussie.
Dans un marché compétitif comme le BTP, la mise en place progressive de la digitalisation s'impose. Cette transition ne doit pas être considérée comme un changement craignant. Il s'agit d'une évolution nécessaire pour améliorer la gestion de son activité. Elle optimise les échanges et fait gagner énormément de temps. Avec les bons outils dès le départ, cette solution est accessible à tous les professionnels du domaine.
Conférencier,
Expert en droit des affaires
