La conservation de documents est au sein d’une entreprise l’une des tâches les plus banalisées. Pourtant, elle est d’une importance capitale, car les documents d’une entreprise peuvent servir à élucider de nombreuses situations conflictuelles. Quelle est la durée minimale de la conservation de documents au sein d’une entreprise ?

Quel est le délai de conservation des documents d’une entreprise ?

Le délai de conservation des documents d’une entreprise varie en fonction de nombreux critères. Le plus important est la nature du document de travail à archiver. Généralement, en fonction de ce paramètre, la durée d’archivage des documents d’une entreprise peut varier de deux à trente ans.

Quels sont les différents documents qui doivent être conservés par une société ?

Diverses catégories de documents doivent faire objet d’un archivage au sein d’une société française. Notamment, les documents comptables qui sont les plus importants, les documents fiscaux, les documents commerciaux et civils, les documents sociaux et les documents en rapport avec la gestion du personnel. Pour chaque document important de chaque catégorie de documents mentionnés, découvrez dans les rubriques suivantes les délais d’archivage indiqués.

Délai de stockage des documents comptables d’une entreprise à compter de leur création

• Les registres et livres comptables : 10 ans au minimum ;
• Les bons de commande : 10 ans au minimum ;
• Les bons de livraisons et de réceptions : 10 ans au minimum ;
• Les factures de clients : 10 ans au minimum ;
• Les factures de fournisseurs : 10 ans au minimum ;
• Les autres documents comptables : 5 ans au minimum.

Délai de stockage des documents fiscaux à compter de leur création

• Les livres, et registres fiscaux : 6 ans au minimum ;
• Les impôts sur le revenu : 6 ans au minimum ;
• Les bénéfices commerciaux et industriels : 7 ans au minimum ;
• Les bénéfices non liés au commerce : 7 ans au minimum ;
• Les bénéfices agricoles issus d’un régime réel : 6 ans au minimum ;
• Les impositions sur la société pour l’EIRL : 6 ans au minimum ;
• Les taxes foncières de la société : 7 ans au minimum ;
• Les participations de la société à l’audiovisuel : 6 ans au minimum ;
• Les taxes de la société sur le chiffre général d’affaires : 6 ans au minimum ;
• Les autres pièces fiscales : 7 ans au minimum.

Délai de stockage des documents commerciaux et civils d’une entreprise à compter de leur création

• Une convention ou un accord conclu avec une autre société pour un partenariat commercial : 5 ans minimum ;
• Les garanties pour attester de la qualité des prestations fournies aux clients : 2 ans au minimum ;
• Un accord conclu avec une autre société en ligne : 10 ans à compter de la date de la prestation ;
• Un bail de cession ou d’achat d’avoir fonciers ou immobiliers : 30 ans au minimum ;
• Un relevé bancaire ou les talons de chèque : 5 ans au minimum ;
• Une pièce de transport des articles : 5 ans au minimum ;
• Une déclaration aux services de douanes : 3 ans au minimum ;
• Une police d’assurance : 2 ans au minimum à compter de la date de résiliation de la convention ;
• Une pièce en rapport avec la propriété d’ordre intellectuelle : 5 ans au minimum ;
• Les autres pièces de la catégorie : au minimum 10 ans.

Délai de stockage des documents sociaux d’une entreprise à compter de leur création

• Le document officiel attestant du statut de la société commerciale : 5 ans au minimum ;
• Les comptes annuels d’entreprises : 10 ans au minimum ;
• Les traités de fusion d’entreprises : 5 ans au minimum ;
• Les registres des titres d’entreprises : 5 ans au minimum ;
• Les feuilles de pouvoirs et de présence : trois exercices récents ;
• Les rapports de commissaire aux comptes et des conseils d’administration : trois exercices récents. 

Délai de conservation des documents en rapport avec la gestion du personnel à compter de leur création

• Les fiches de paie : 5 ans au minimum ;
• Les registres du personnel : 5 ans au minimum ;
• Le décomptage des heures de travail : 1 an au minimum ;
• Le décomptage des jours de travail : 3 ans au minimum ;
• Les autres documents : 5 ans au minimum.

Pourquoi faut-il conserver les documents comptables pendant une certaine période ?

Les pièces comptables doivent être conservées pendant une certaine période pour diverses raisons. La plus importante est que le non-stockage des données comptables peut sur le plan légal être sanctionné en France par la paie d’amandes. Il en est de même pour les données d’impôts d’entreprises. Outre cette raison, conserver vos données comptables vous permettra une meilleure gestion de vos finances.

Quels documents conserver dans le dossier du salarié ?

Dans le dossier du salarié, les principales données documentées qu’on recommande en France de conserver sont les contrats entre le service et les salariés. Outre ces données, on peut également conserver les données de pointage et les données de comptabilisation de masse horaires.

Comment optimiser la gestion de l’archivage de documents ?

En France, pour optimiser la gestion de l’archivage de documents, la meilleure alternative qui s’offre à vous est de recourir à un service de gestion d’archives. Il s’agit de services situés en France et partout dans le monde et dont l’activité consiste en la gestion de l’archivage des documents d’un service. Ils maîtrisent pour la plupart les durées de stockage des documents d’entreprises et le classement de ces derniers. Ils disposent pour la plupart des représentations en ligne qui vous permettront de les contacter aisément en France.

Les documents d’une entreprise sont des données d’une importance capitale. Cela dit, ils doivent être rangés et conservés avec soin. Pour cela, n’hésitez pas à contacter une société spécialisée en France dans l’archivage de documents !