Certains métiers exigent un déplacement régulier. Pour que ces missions en dehors du cadre de travail traditionnel se déroulent dans les meilleures conditions possibles, il est essentiel de tout préparer avec minutie : les trajets, les documents nécessaires et même le choix des sites de réservation pour l'hébergement. Chaque détail compte et doit être géré de manière optimale pour à la fois éviter de faire des dépenses inutiles ou de perdre du temps.
Comment bien préparer un déplacement professionnel ?
Plusieurs étapes structurent un déplacement professionnel : vérifier son agenda, coordonner les essentiels de la mission avec les différents collaborateurs sur place, valider les modalités de transport — location de voiture et d'hébergement. Une phase importante, lorsqu'il s'agit de se déplacer dans le cadre d'une mission professionnelle, est aussi de vérifier que tous les documents nécessaires sont disponibles et à jour. Ce faisant, vous réduisez les imprévus et vous restez efficace sur le terrain, quelle que soit la situation réelle qui vous attend.
Les étapes clés avant le départ
La première question qu'un salarié doit se poser avant de partir en déplacements professionnels se concentre sur les objectifs à atteindre : avez-vous un rendez-vous avec un client, participez-vous à un salon, à un audit ou êtes-vous sur place pour une activité de prospection ? La réponse qui en découle définit ensuite tout ce qu'il faudra préparer pour réussir votre voyage : les réservations, les consignes internes à respecter, les plafonds budgétaires à ne pas dépasser, etc. Au-delà de cet aspect logistique et humain, il existe aussi des pièces administratives indispensables aux salariés pour aborder un déplacement professionnel avec calme :
- La convocation ou l'ordre de mission validé et signé par le responsable
- Les pièces justificatives de réservation nécessaires (billets, hôtel, restauration, etc.)
- Les formulaires pour les notes de frais ou éventuelles avances
- Une attestation d'assurance professionnelle qui couvre les déplacements à l'extérieur du lieu de travail habituel
Quels moyens de transport privilégier en déplacement pro ?
Selon la distance à parcourir, la durée du séjour et les objectifs de votre mission, vous pouvez être plus à l'aise de voyager en train, en avion ou en voiture. Le train est plus avantageux pour des trajets inter-villes, tandis que l'avion est plus approprié pour de longues distances. Pour les zones isolées ou peu desservies, la voiture reste un moyen de transport de référence. Bien évidemment, chaque option présente des avantages et des limites en matière de coût et de logistique.
Avantages et limites selon le trajet
Quel que soit l'objectif de votre déplacement professionnel, choisir un moyen de transport adapté à vos besoins réels vous garantit un déplacement serein, économique et sous contrôle. Le train est une option parfaite pour aller d'une ville à l'autre, dans le confort et avec un gain de temps effectif. Pour les trajets plus importants, il vaut mieux prendre l'avion, même si cela implique de passer plus de temps aux contrôles administratifs et à l'embarquement. Si vous partez en déplacement professionnel dans une zone rurale ou dans un endroit peu accessible, prenez la voiture ou le VTC, avec le risque de retarder votre arrivée sur le lieu, selon les conditions de la route et de la circulation.
Ces dernières années, des solutions plus astucieuses ont aussi vu le jour pour simplifier les déplacements d'affaires. L'une consiste à faire appel à un chauffeur à domicile ou à un camion pour notamment acheminer du matériel. L'autre option s'intéresse aux solutions numériques de réservation centralisée, des outils de comparaison instantanée des offres de transport pour limiter les dépenses et obtenir un suivi garanti.
Quelles sont les obligations de l'employeur en déplacement ?
Selon la loi en vigueur, l'employeur est entièrement responsable du salarié envoyé en déplacements professionnels à l'extérieur de son lieu de travail habituel. Cela implique une prise en charge des frais relatifs au bon déroulement de sa mission (transport, hébergement, repas). L'employeur garantit aussi que le voyage se déroule dans les meilleures conditions et que le salarié arrive sur place sain et sauf. Concrètement, cela signifie qu'il prend les précautions nécessaires pour anticiper les risques et suivre les procédures impliquées. L'entreprise s'assure également de mettre à la disposition du collaborateur les moyens dont il a besoin pour effectuer correctement sa mission.
Cadre légal, frais et sécurité du salarié
La mobilité professionnelle est encadrée par le Code du travail qui détaille clairement les responsabilités et les droits du salarié en voyages d'affaires. Selon le cas, la durée du trajet est reconnue comme un temps de travail normal et, dans ce cas, associé à des temps de pause respectifs. Toutes les dépenses engagées dans un déplacement professionnel sont indemnisées par l'employeur, à savoir les billets de transport, le repas et les séjours professionnels à l'hôtel. La couverture sociale et les assurances professionnelles s'appliquent aussi systématiquement en cas d'accident ou d'incident de trajet.
Quelles bonnes pratiques pour un déplacement efficace ?
Les bonnes pratiques pour optimiser son emploi du temps et rester opérationnel durant un déplacement professionnel incluent de planifier ses journées avec des créneaux réalistes. Une bonne organisation des documents est aussi essentielle, avec en prime un petit carnet ou une note de téléphone pour enregistrer les contacts utiles. Mais l'astuce ultime est de voyager léger, de faire confiance aux outils numériques modernes et surtout de suivre son planning sans minimiser les temps de repos indispensables pour rester bien concentré. Cela ne signifie pas pour autant rester figé sur son emploi du temps, mais également de s'accorder quelques imprévus et de s'adapter à tout éventuel changement en cours de route.
Gagner du temps et rester productif
- Anticipez les aléas tels qu'un retard de transport ou un changement de dernière minute pour réagir promptement et sans désorganiser votre journée entière
- Relisez votre dossier d'entreprise ou préparez les détails d'une réunion durant les temps de trajet pour avancer tranquillement sur des tâches en attente
- Rédigez systématiquement un compte rendu synthétique de chaque journée et partagez instinctivement les informations utiles avec vos collaborateurs pour témoigner de votre engagement professionnel
Réussir un déplacement professionnel requiert une organisation minutieuse, que ce soit en matière de choix du transport ou de gestion des dépenses. L'employeur, de son côté, s'engage aussi à ce que la mission se déroule dans des conditions favorables pour le bien-être du salarié et le profit de l'entreprise. Avec les solutions numériques à la pointe de la technologie, chaque déplacement professionnel devient aussi ludique que professionnelle.
Conférencier,
Expert en droit des affaires
