La législation relative à la Déclaration Sociale Nominative (DSN) permet à une entreprise de déléguer cette obligation à un tiers, tel qu'un expert-comptable ou un centre de gestion. Cette entité juridique doit être mandatée par l'employeur pour accomplir cette tâche, et il est soumis aux mêmes conditions d'utilisation de la DSN que l'entreprise elle-même. Pour régir ces relations, la loi de financement de la Sécurité sociale de 2017, promulguée le 23 décembre 2016, a établi un cadre juridique spécifique entre les tiers déclarants, les cotisants et les organismes de sécurité sociale. Cependant, la mise en application de ces dispositions requérait des mesures réglementaires complémentaires. La déclaration de la mission confiée à ce professionnel juridique est considérée comme accomplie dès que ce dernier effectue la DSN au nom de l'entreprise et non celui de l’employeur.
C'est quoi un tiers déclarant ?
Un tiers déclarant est une entité juridique, qu'elle soit une personne physique ou morale, qui prend en charge les déclarations sociales pour plusieurs entreprises. Ces tiers peuvent inclure des cabinets d'expertise comptable, des associations, des centres de gestion agréés, des holdings, et d'autres entités similaires. Un élément clé est que ce professionnel juridique doit adhérer à la charte de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) pour exercer cette fonction.
Un intermédiaire essentiel entre l'entreprise et l'administration fiscale
Les tiers déclarants, variés dans leur nature, incluent : un employeur relevant de régimes spéciaux, des professionnels versant des commissions, des caisses de retraite, des caisses d'assurance maladie, des établissements financiers, et des acheteurs de métaux. Leur rôle implique la soumission de diverses déclarations fiscales avec des échéances de dépôt variables. Une fois mandatés, ils sont chargés d'accomplir l'ensemble des déclarations sociales pour le compte de leurs clients, à moins d'ententes contraires ou de résiliation contractuelle. Ils agissent comme intermédiaires clés avec les organismes de Sécurité sociale. On peut affirmer qu’il est assimilé à un salarié des entreprises avec laquelle il collabore.
Comment déclarer un tiers déclarant ?
Pour déclarer un tiers déclarant, l'employeur doit choisir ce tiers, qui sera responsable de l'accomplissement des déclarations et formalités sociales en son nom. Cette entité juridique effectue la Déclaration Sociale Nominative (DSN) auprès de la caisse de MSA compétente. Une fois que cette déclaration est effectuée, ce professionnel est considéré comme ayant accompli l'ensemble des déclarations, l’inscription et formalités sociales pour le compte de l'employeur, sauf indication contraire ou résiliation du contrat.
Un processus structuré qui nécessite une grande rigueur
L'enregistrement de cette entité juridique pour votre entreprise est un processus rigoureux et structuré. L'entité de réception de la déclaration de mission est tenue de vérifier que celui-ci peut légitimement prouver une relation contractuelle préexistante avec l'employeur, à l'exception des experts-comptables, qui bénéficient d'une présomption de mandat.
Ensuite, cette entité juridique communique par écrit à l'employeur les détails de la mission effectuée en son nom, y compris l'identité de ce professionnel. Ces informations sont également transmises aux caisses d'assurance maladie (Cpam) et aux caisses d'assurance retraite (Carsat) affiliées à l'employeur. Toutes ces étapes doivent être accomplies au plus tard dans le mois suivant la date de réception de la déclaration.
Notez que le recours à cette entité juridique ne dispense pas l'employeur de répondre aux demandes de sa caisse de MSA, quel qu'en soit le motif. L'employeur demeure lié à l'ensemble de ses obligations et droits conformément à la législation, indépendamment de la présence de ce professionnel juridique. De plus, si celui-ci ne respecte pas ses obligations liées à sa mission, l'employeur doit assumer lui-même les déclarations et formalités sociales exigées par la législation.
Bon à savoir :
Depuis le début de l'année 2023, des modifications ont été apportées à la procédure de dépôt des déclarations afin d'améliorer la sécurité lors de la transmission des données par les tiers déclarants à la Direction générale des Finances publics.
Voici 3 éléments essentiels : Les services en ligne "Tiers déclarants" sont désormais accessibles via l'espace professionnel d'impots.gouv.fr, simplifiant la gestion des déclarations fiscales. Pour ceux ayant déjà un Espace professionnel, il est impératif de vérifier l'habilitation de ce professionnel juridique ou de l'adhérer. Ceux qui réalisent des dépôts de fichiers sont tenus de suivre des règles strictes de nommage, dont les détails figurent dans la documentation appropriée.
Quelles sont les responsabilités d'un tiers déclarant ?
Les responsabilités de ce professionnel juridique couvrent la garantie de la conformité fiscale des entreprises. En confiant la gestion comptable à ce professionnel juridique, vous :
- veillez à la conformité légale.
- réalisez des économies.
- gagnez du temps.
Cependant, pour pouvoir exercer ce travail, le tiers déclarant doit soumettre une déclaration de mission, soit directement par le cotisant, soit par le biais d'une délégation auprès d'un organisme désigné par décret. En cas de délégation, cette entité juridique est responsable de l'ensemble des déclarations et formalités sociales pour le compte du client, sauf en cas de clauses contraires ou de résiliation du contrat.
Le tiers déclarant joue un rôle clé dans la conformité fiscale de l'entreprise
Le tiers déclarant exerce un rôle essentiel pour préserver la conformité fiscale des entreprises. Sa responsabilité découle de son engagement à respecter scrupuleusement les procédures de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), qui sont vitales pour maintenir la traçabilité des informations d'un mois à l'autre, englobant chaque établissement pour lesquels il génère des DSN. En outre, en vertu du mandat établi, cet expert s'oblige à vous fournir toutes les pièces justificatives démontrant la correcte transmission de vos DSN, incluant le certificat de conformité et le certificat Urssaf, qui consigne, notamment, le montant du télépaiement.
Quels sont les critères pour choisir un tiers déclarant ?
Le choix d'un tel professionnel doit tenir compte de plusieurs critères, car celui-ci aura un accès complet aux données de votre entreprise.
Tout d'abord, il doit démontrer une solide compréhension des lois fiscales propres à l'entreprise, y compris les exigences de déclaration et les délais à respecter. De plus, il doit être inscrit à l'Urssaf service Cesu et maîtriser l'API Tierce Déclaration Cesu pour assurer une gestion fluide et précise des déclarations. En outre, votre déclarant doit être capable de générer une DSN conforme à la norme en vigueur, tout en établissant avec précision les bulletins de salaire, documents cruciaux pour les entreprises et leurs salariés.
Conclusion :
Bref, un tiers déclarant joue un rôle essentiel pour garantir que chaque déclaration sociale et fiscale de votre entreprise est correctement exécutée, vous préservant ainsi des risques de non-conformité, de sanctions financières et de contentieux juridiques. Cependant, son choix doit être mûrement réfléchi. Cela vous permettra de respecter scrupuleusement vos obligations légales tout en optimisant vos processus. La collaboration étroite avec un tiers déclarant compétent constitue un investissement stratégique qui favorisera la stabilité et la croissance de votre entreprise. Prenez donc cette décision avec précaution, car elle aura un impact significatif sur votre réussite future.
