Un établissement secondaire est par définition d'un lieu permanent bien distinct de l'établissement principal ou du siège social. Il a pour objet l'exercice de l'activité de en liaison avec sa société mère. Cette nouvelle société dispose donc de sa propre immatriculation au RCS. Elle permet ainsi à l'entreprise d'être plus visible en ayant un autre siège géographique. En revanche, même si cet établissement dispose d'une certaine autonomie de gestion, la société et l'ensemble de ses établissements sont considérés comme une seule et même entité. La question se pose toutefois de savoir comment gérer ce type d'établissement. Quelles sont les formalités à suivre pour le déclarer de façon légale ? Nous allons y regarder de plus près dans quelques lignes.

Qui dirige un établissement secondaire ?

Situé dans une zone géographique différente, ce nouvel établissement doit disposer d'un gérant et d'un personnel de gestion outre que ceux de son siège social. Pour ce faire, l'entreprise est gérée par une personne qui peut créer des relations juridiques avec des tiers, mais au nom de l'entreprise.

Le rôle du directeur d'un établissement secondaire

Le dirigeant d'un établissement secondaire occupe une position stratégique aux multiples facettes. Il est au centre des décisions et s'occupe de presque tous les domaines de l'entreprise. Son rôle est de veiller au bon fonctionnement de l'entreprise. À ce titre, il est impliqué dans la gestion des ressources techniques, financières, humaines, etc. Le responsable de ce nouveau site est également chargé de :

• assurer l'hygiène et la sécurité ;
• gérer les relations avec les partenaires ;
• communiquer avec le grand public ;
• coordonner les relations avec le personnel.

Les énormes responsabilités du directeur d’un établissement secondaire impliquent une évolution de la structure à court et à long terme. De nombreuses qualités sont requises pour accéder à la tête d'un tel établissement. Il doit être extrêmement doué pour la gestion et l'administration des entreprises. Il doit savoir faire face à l'imprévu et être de bonne humeur quelles que soient les formalités. La prise de décision rapide sur tous les aspects de l'entreprise, les compétences juridiques, la flexibilité (horaire, activité, etc.) et l'adaptabilité à la situation font partie des qualités requises pour ce poste.

Est-il obligatoire de déclarer un établissement secondaire ?

L'ouverture d'un tel établissement nécessite une déclaration, qui est obligatoire en vertu de la loi. En règle générale, cette déclaration doit être effectuée un mois avant ou après l'ouverture de la nouvelle entreprise. Il s'agit de l'enregistrement de l'établissement en question.

La nécessité de déclarer un établissement secondaire

La loi exige pratiquement les mêmes formalités que pour la création d'une nouvelle entreprise. Sans changer de siège social, l’établissement secondaire doit être demandé par le représentant de l'entreprise au greffe du tribunal de commerce.

L'absence de déclaration d'un établissement secondaire sera considérée comme une dissimulation d'activité et assimilée à un délit de travail dissimulé. Les peines encourues sont une amende pouvant aller jusqu'à 45 000 euros et 3 ans d'emprisonnement.

Quelles sont les démarches pour ouvrir un établissement secondaire ?

En effet, la déclaration de l’établissement secondaire comporte de nombreuses formalités. Ces démarches doivent être suivies pour finalement s'inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés et obtenir une immatriculation légale.

Les étapes pour l'ouverture d'un établissement secondaire

Depuis le début de l'année 2023, toutes les formalités doivent être effectuées en ligne, à l’aide d’un formulaire, sur le site du Guichet Unique. Sur ce site, il faudra lancer la procédure de modification de l'entreprise et fournir les différentes informations demandées sur la nouvelle boîte secondaire. Puis, pour compléter la demande, déposer un extrait Kbis de moins de 3 mois. Ces informations seront ensuite transmises au greffe du ressort de la société mère. Comme pour l'ouverture d'une nouvelle société, les procédures sont les mêmes pour la constitution secondaire d'une SAS et d'une SARL.

En effet, des pièces justificatives seront exigées lors des formalités de demande :

• Attestation du journal d'annonces légales (JAL) ;
• Le contrat de location-gérance ;
• L'acte de cession du fonds de commerce, si la création de l’établissement secondaire a été faite par l'apport d'un fonds de commerce ;
• Extrait du Kbis.

D’autres pièces pourront être demandées durant ces formalités, suivant le ressort du greffe ou suivant la structure entrepris pour l’établissement secondaire.

Quels sont les impacts fiscaux d'un établissement secondaire ?

L'impact fiscal d'un établissement secondaire dépend avant tout de sa structure. En effet, il existe trois types de structures. Elle peut être qualifiée de filiale, de succursale ou d'agence. Les avantages fiscaux et l'indépendance diffèrent selon la structure. Cependant, la comptabilité doit être indépendante quel que soit le type.

Les implications fiscales d'un établissement secondaire

En tant que filiale, elle dispose d'une personnalité juridique particulièrement indépendante. Elle n'est donc plus rattachée au siège social de l'entreprise. Elle tient donc une comptabilité et un patrimoine propres. Ses impôts sont donc déduits de ses bénéfices et elle doit s'acquitter correctement de ses obligations fiscales sans dépendre de son siège social.

Dans le cas d'une succursale, l'établissement secondaire n'a pas de personnalité juridique. Il dépend de son siège social. Seuls le lieu, le représentant, les clients et la comptabilité sont distincts de la maison mère. Par conséquent, son imposition est liée à la société mère et déclarée dans la déclaration fiscale de cette dernière. Quant à l'agence, elle a les mêmes points que la succursale. La seule différence est son autonomie financière.

Ainsi, pour accroître la notoriété du siège social d’une entreprise, il est judicieux d'établir une adresse commerciale dans un nouveau lieu, qu’il soit un établissement secondaire ou établissement complémentaire. Le territoire d’intervention de l'entreprise s'élargit et attire une clientèle plus large. De plus, un nouvel établissement secondaire, qu'il s'agisse d'une filiale, d'une succursale ou d'une agence, est un moyen de rassurer les investisseurs et les banques. Cependant, pour éviter et limiter les risques d'échec, une bonne organisation et une bonne gestion sont indispensables. Un bon manager et une équipe compétente et expérimentée doivent constituer ce nouvel établissement. Si vous ne voulez pas vous exposer à des sanctions importantes, n'oubliez pas de suivre la procédure de déclaration légale. Bien que les formalités puissent être assez coûteuses, il existe une différence entre les établissements secondaires et les établissements complémentaires. Le montant à payer diffère également selon la juridiction du greffe. Mais la déclaration légale reste importante pour une nouvelle entreprise, quel qu'en soit le coût.